Operación académica donde cada solicitud de un estudiante llega a la oficina que puede resolverla — y el estudiante ve en qué va

Mi Retail es un centro de operaciones para instituciones educativas. No reemplaza el sistema de información académica ni la plataforma de aprendizaje: administra el trabajo administrativo que cruza oficinas a su alrededor. Una solicitud de certificado, una corrección de nota, un cambio de inscripción, una homologación o un incidente en las instalaciones se convierte en un Operational Work Item con responsable, estado, fecha y evidencia. Cada persona ve lo suyo: atención al estudiante ve las solicitudes que entran, registro académico los historiales por verificar, los docentes las notas por confirmar, el decano las firmas y la dirección del campus solo lo que está atascado. El historial académico se queda en tu SIS o en las apps de la edición Education de StoneOS.

No. Tu sistema de información académica sigue siendo el sistema de registro de matrículas, notas, programas e historial, y tu plataforma de aprendizaje conserva los cursos, las entregas y los contenidos. Mi Retail no duplica ninguno de los dos. Cubre el trabajo que esos sistemas dejan al correo y a la ventanilla: una nota que un docente no ha registrado, una firma que el decano no ha dado, una retención que otra oficina debe levantar, un documento que hay que entregar. Cada work item puede referenciar el registro en el SIS, así que el equipo va al SIS por el detalle académico y a Mi Retail para saber quién debe actuar, qué lo bloquea y para cuándo.

El estudiante solicita el certificado desde el portal y llega a atención al estudiante como un work item con fecha de entrega. Registro académico abre una revisión para verificar créditos, notas finales y requisitos de grado en el SIS; si falta una nota, un work item hijo va al docente. Si cartera tiene una retención administrativa sobre el estudiante, ese work item queda bloqueado con el motivo, y todos saben qué falta. Cuando el historial está verificado y la retención levantada, el decano firma desde el mismo work item. Registro académico expide el certificado, atención al estudiante lo entrega y la solicitud cierra con cada paso registrado.

Sí. Cuando un estudiante hace una solicitud, esta aparece en su vista My Requests con el estado actual, quién la está trabajando y la fecha esperada, sin exponer las conversaciones internas de cada oficina. Si la solicitud está bloqueada —por ejemplo, por una retención de cuenta—, el estudiante ve que está bloqueada y qué tiene que hacer para destrabarla. Cuando el documento se expide y se entrega, el estudiante recibe el aviso y la constancia de entrega queda adjunta. Solo eso elimina buena parte de las llamadas y correos que recibe atención al estudiante, porque la pregunta “¿en qué va mi certificado?” ya tiene respuesta.

La retención deja de ser una sorpresa en la última ventanilla. En cuanto registro académico ve que cartera tiene una retención administrativa, se crea un work item para cartera y la solicitud del certificado queda bloqueada con ese motivo. El estudiante ve qué está pendiente, cartera ve el caso en su propia cola con fecha, y el decano no recibe una solicitud de firma para un documento que todavía no se puede expedir. Cuando cartera confirma en su sistema financiero que la retención se levantó, el work item bloqueado se libera y registro académico recibe el aviso para continuar. Nadie tiene que redescubrir el problema ni empezar la solicitud de nuevo.

Cada rol tiene su propia superficie sobre la misma operación. El personal de atención al estudiante y de registro académico empieza desde Today y My Work, con las solicitudes que debe mover. Los coordinadores de cada oficina usan Team Operations para ver lo que está sin asignar, bloqueado o a punto de vencer. Docentes y decanos ven solo los work items que los necesitan —una nota por confirmar, una firma por dar— sin aprender un sistema nuevo. La vicerrectoría o la dirección del campus usa Operational Portfolio para comparar oficinas y facultades, y Executive Operations para las excepciones que requieren una decisión. Control & Assurance permite que auditoría interna o un equipo de calidad revise cómo se expidieron los documentos.

Sí, siempre que ambas organizaciones estén en Mi Retail. Una homologación que necesita el programa de un curso de otra universidad, una verificación de título que pide un empleador o un programa conjunto con una institución aliada pueden moverse como work items derivados. La institución que pide elige la otra organización en el directorio y envía la solicitud; esta llega a la cola de recepción de esa organización, donde su registro académico la asigna internamente. Cada lado conserva su privacidad: quien pide sigue el estado, la fecha y el resultado, pero no el trabajo interno de la otra institución. Cuando llega la respuesta, se adjunta como evidencia y el work item original continúa.

Cualquier proceso en el que algo necesite que una persona actúe y cruce oficinas. Los más comunes son excepciones de admisión que requieren decisión de un comité, correcciones de notas que necesitan al docente y a registro académico, cambios de inscripción fuera de plazo, revisiones de becas o derechos, cruces de horario entre programas e incidentes de instalaciones como un proyector dañado antes de un examen. Cada uno se vuelve un work item con responsable, estado y fecha, y escala a un coordinador o a un decano cuando se atasca. Las instituciones suelen empezar por los documentos académicos, porque son frecuentes y visibles para los estudiantes, y luego llevan la misma forma de trabajar al resto del campus.

Cada work item conserva quién actuó, cuándo, en qué estado y con qué adjuntos. En un certificado académico eso significa la solicitud original, la verificación del historial, la nota que registró el docente, la retención que se levantó, la aprobación del decano con su fecha, el documento firmado con su número de verificación y la constancia de entrega. Cuando un estudiante reclama por una demora, un empleador cuestiona un documento o una revisión interna de calidad pregunta cómo se expiden los certificados, la institución puede mostrar la secuencia completa en lugar de reconstruirla con correos y archivos en papel. Como la evidencia se captura mientras ocurre el trabajo, se sostiene cuando alguien la revisa después.

Sí, es el mismo producto en ambos extremos. En un colegio pequeño donde las mismas pocas personas manejan admisiones, registros y atención, la experiencia se reduce a una vista Today con las solicitudes en espera, bloqueadas o por vencer esta semana, sin equipos vacíos ni jerarquías inventadas. En una universidad con varias sedes, facultades y miles de estudiantes, los mismos work items se reparten entre atención al estudiante, registro académico, facultades, cartera y la dirección de cada campus, cada uno con su superficie, y las excepciones escalan al nivel que puede decidir. Lo que cambia es cómo se reparten las responsabilidades entre oficinas y sedes, no la forma de representar el trabajo.

La edición Education de StoneOS trae apps para el trabajo de dominio de una institución —Admisiones, Inscripciones, Programas, Cohortes, Horarios, Historial académico, Servicios al estudiante, Matrículas y derechos, Documentos académicos, Credenciales, Certificaciones y Operación del campus— además de las apps de Business Core que usa cualquier equipo: Chat, Docs, Drive, Calendar, People, Notes, Sheets, Slides y To-do. Esas apps conservan la profundidad de cada dominio. Mi Retail es donde el trabajo que generan se encuentra con las personas que deben moverlo: una solicitud de documento, una excepción de inscripción o una retención llegan como work item a la cola de la oficina correcta. Si prefieres conservar tu SIS actual, sigue siendo el registro.

Empieza con un tipo de solicitud del que los estudiantes se quejan —certificados, historiales de notas o cambios de inscripción— en lugar de modelar toda la institución. Crea el workspace de atención al estudiante y de registro académico, invita a los docentes y decanos que firman, suma a cartera para las retenciones y deja que las primeras solicitudes lleguen como work items con responsable y fecha. En pocas semanas verás dónde esperan las solicitudes, qué oficinas cargan más y con qué frecuencia las retenciones aparecen tarde. Luego suma el siguiente tipo de solicitud o la siguiente sede. Mi Retail se puede empezar gratis, así que una oficina puede probar el enfoque antes de que se sume el resto de la institución.