Operación de inventario donde cada diferencia de stock se investiga, se mueve y se aprueba — no solo se vuelve a contar

Mi Retail es un centro de operaciones que administra el trabajo humano alrededor de tus sistemas de inventario y bodega. El WMS o el ERP guarda las existencias por ubicación, los lotes, los traslados y los conteos; Mi Retail maneja lo que pasa cuando uno de esos registros necesita a una persona: un conteo que no cuadra, un traslado detenido entre sedes, una recepción que llega incompleta, un ajuste que necesita aprobación. Cada situación se vuelve un Operational Work Item con responsable, estado, fecha y evidencia, y recorre contadores, líderes de bodega, transporte y control de inventario hasta resolverse. El equipo ve qué se está investigando y por qué, en lugar de reconstruirlo con hojas de cálculo.

No. Tu WMS o el módulo de inventario de tu ERP sigue siendo el sistema de registro de cantidades, ubicaciones, lotes, seriales y órdenes de traslado, y Mi Retail nunca guarda un segundo registro de existencias. Mi Retail cubre aquello para lo que el sistema de inventario no fue hecho: coordinar a las personas que deben actuar cuando el registro y la estantería no coinciden. El WMS te dice que hay una diferencia de 48 unidades; Mi Retail administra quién la investiga, qué bodega mueve la mercancía, qué está esperando la recepción y quién aprueba la corrección con qué evidencia. Cuando el ajuste se aprueba, el sistema de inventario lo registra. Conserva tu WMS; Mi Retail toma el trabajo donde él lo suelta.

El contador registra la diferencia como un hallazgo con hojas de conteo y fotos de ubicación, y control de inventario abre una excepción que reúne la investigación. Cuando aparece la causa —por ejemplo, un pallet ubicada en la sede equivocada— salen work items hijos para quienes tienen cada pieza: la bodega que envía alista el traslado, transporte lo mueve y la bodega que recibe confirma cantidad y lote. Cada hijo tiene su responsable y su estado, y un elemento bloqueado lleva su motivo, como una etiqueta de lote dañada. Cuando las piezas están completas, el controlador aprueba el ajuste con la evidencia adjunta y el sistema de inventario lo registra.

Un ajuste es un work item de aprobación en la cola de quien tu organización designe —un controlador de inventario, un gerente de sede o finanzas para bajas mayores— con los conteos, las notas de la investigación, el traslado y la recepción adjuntos. El aprobador decide desde el work item y el motivo queda registrado. Si el ajuste supera la autoridad de esa persona, puede escalarse al siguiente nivel con el mismo contexto en lugar de un correo reenviado. Cada decisión conserva quién aprobó, cuándo y con qué evidencia, así que al cierre del año o en una auditoría de inventario físico puedes mostrar exactamente por qué cambió cada número.

Un traslado no es un traspaso sino tres: alguien tiene que alistarlo, alguien tiene que moverlo y alguien tiene que recibirlo. En Mi Retail cada tramo es un work item con su responsable y su hora límite, vinculado a la orden de traslado del sistema de inventario. La bodega que recibe sabe qué viene y cuándo, transporte cierra su tramo con la remisión firmada y, si la recepción encuentra un faltante o una etiqueta dañada, el work item queda bloqueado con ese motivo y la sede que envía lo ve de inmediato. La mercancía en tránsito siempre tiene un responsable hasta que se confirma la recepción.

Cada rol tiene su propia superficie sobre la misma operación. Un contador ve en My Work los conteos asignados del día y los hallazgos por documentar. Un líder de bodega trabaja desde Team Operations, donde los traslados por preparar, las recepciones pendientes y los elementos bloqueados se ordenan por hora límite y se pueden reasignar entre personas o turnos. Un controlador de inventario ve las diferencias en investigación y los ajustes que esperan aprobación, cada uno con su evidencia. Un gerente de cadena de suministro ve los riesgos de exactitud por sede en Operational Portfolio. Quien participa de vez en cuando, como una tienda que recibe un traslado, no necesita capacitación en el WMS.

Sí. Cualquier situación de inventario que necesite que una persona actúe puede volverse un work item. Una recepción que llega incompleta abre una excepción con la remisión y fotos, vinculada a la orden de compra, para que compras pueda reclamarle al proveedor. La mercancía averiada se vuelve una revisión con una decisión de destino —reproceso, devolución o baja— y su aprobación. Un quiebre de stock en una sede puede disparar una solicitud de reabastecimiento o un traslado urgente desde otra bodega, con las reservas que dependen de él a la vista. El sistema de inventario guarda las cantidades; Mi Retail asegura que cada excepción termine con una decisión y evidencia.

Sí, cuando tienen su propia organización en Mi Retail. Una solicitud a un transportista externo, a un operador logístico que maneja una de tus bodegas o a un proveedor que envió incompleto puede enviarse como un work item derivado que llega a su propia cola. Tú sigues su estado, su hora límite y su resultado sin ver su trabajo interno, y tu excepción cierra cuando la suya termina. Dentro de tu empresa, transporte y cada bodega trabajan sobre la misma operación sin necesitar otra organización. En ambos casos, el intercambio deja de depender de correos y llamadas que nadie puede auditar después.

Un director no necesita seguir cada conteo. Operational Portfolio muestra cómo va cada sede y cada proceso de inventario: diferencias abiertas por antigüedad, traslados en riesgo, recepciones bloqueadas y ajustes que esperan aprobación. Executive Operations muestra solo lo que necesita una decisión a ese nivel, como una baja grande, una sede cuyos conteos fallan una y otra vez o un error de ubicación recurrente que apunta a un problema de proceso. Cada elemento trae su contexto e historia, así que la dirección decide desde Mi Retail sin una reunión para reconstruir los hechos, y la decisión queda registrada para la siguiente revisión.

Sí. En una operación pequeña la misma persona puede contar, recibir y aprobar, y Mi Retail se adapta a eso: la experiencia se reduce a lo esencial, sin cadenas de aprobación ni equipos que no existen, y cada diferencia o recepción incompleta sigue siendo un work item con fecha en lugar de una nota. En una red con varias bodegas, tiendas y transportistas, los mismos work items se mueven entre contadores, líderes de sede, transporte y control de inventario, cada uno con su superficie, y los ajustes escalan por monto o por sede. Lo que cambia es cómo se reparten las responsabilidades, no la forma de representar el trabajo, así que no hay que migrar nada al crecer.

La suite Supply Chain de StoneOS trae apps para el trabajo de dominio de inventario y despacho de pedidos —inventario, bodegas, lotes y seriales, reservas, traslados, reabastecimiento, planeación de la demanda, alistamiento de pedidos, envíos y conteos de inventario— además de las apps de Business Core que usa cualquier equipo, como Sheets, Drive, Chat, To-do y Docs. Esas apps conservan la profundidad de cada dominio. Mi Retail es donde el trabajo que generan se encuentra con las personas que deben actuar: una diferencia de conteo, un traslado que llega incompleto o un ajuste por encima de un umbral llegan como work item a la cola de la persona correcta. Si conservas tu WMS actual, sigue siendo el registro.

Empieza con la excepción que más seguimiento cuesta —normalmente las diferencias de conteo o los traslados entre sedes— en lugar de modelar toda la cadena de suministro. Crea un workspace de control de inventario, invita a los contadores, a los líderes de las bodegas involucradas y a quien aprueba los ajustes, y abre las próximas diferencias como work items en lugar de recuentos. En unas semanas sabrás qué sedes se desvían, dónde esperan los traslados y qué ajustes no tienen evidencia. Luego suma la recepción y el reabastecimiento, conecta el WMS o el sistema de inventario que ya usas y, si encaja, incorpora las apps de la suite Supply Chain de StoneOS. Mi Retail se puede empezar gratis.